Inkoopagent (sourcing agent) of inkoopkantoor (buying house) in Bangladesh: wat ze doen en hoe agenten worden betaald

Een inkoopagent voor kleding is de vertegenwoordiger van de koper in Bangladesh. U.S. Customs and Border Protection (CBP) noemt diensten die typisch zijn voor een inkoopagent, waaronder leveranciers vinden, samples verzamelen, de fabriek vertellen wat de koper wil, orders plaatsen op instructie van de koper, helpen bij onderhandelingen, vertalen, de goederen inspecteren en verpakken, en verscheping en betaling regelen. Wat een agent in strikte zin niet doet, is voor u beslissen. Volgens CBP is de belangrijkste factor het recht van de koper om het handelen van de agent te sturen: de koper kiest normaal de fabriek en wat er wordt gekocht, en de agent voert die instructies uit. Hoe meer beslissingsruimte de tussenpersoon heeft, hoe kleiner de kans dat hij bij de douane als inkoopagent geldt. Wilt u iemand die de fabriek voor u kiest en aanstuurt, dan is dat het werk van een inkoopkantoor (buying house), en de onderdelen van deze pagina leggen uit hoe de twee verschillen.

Met een commissie, die de Amerikaanse douane omschrijft als meestal een afgesproken percentage van de prijs van de goederen. De vragen die ertoe doen: voor wie werkt de agent, wie heeft zeggenschap over hem en wie betaalt hem? Een inkoopagent werkt voor u en wordt door u betaald, bij voorkeur op een eigen factuur. Een verkoopagent werkt voor de fabriek. Zijn commissie wordt meestal door de fabriek betaald en zit in de prijs die u krijgt, maar betaalt u die zelf, dan hoort ze toch bij de douanewaarde. Sommige bedrijven die zich agent noemen, zijn geen van beide: ze kopen bij de fabriek en verkopen aan u tegen hun eigen prijs, en houden een marge in plaats van een commissie. Elk model kan werken, maar weet in welk model u zit voordat u een aanbetaling doet. Vraag de agent schriftelijk hoe hij wordt betaald, door wie, en of er een commissie op een factuur komt, en laat het antwoord daarna zien aan uw douane-expediteur.

Dat hangt af van het soort commissie en hoe die wordt betaald; zie dit daarom als algemene informatie en laat uw eigen situatie bevestigen door een douane-expediteur. In de Verenigde Staten, de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk wordt een verkoopcommissie die de koper betaalt bij de douanewaarde opgeteld als die nog niet in de prijs zit, terwijl een echte inkoopcommissie erbuiten blijft. Aan die uitsluiting zitten voorwaarden. De Amerikaanse douane legt de bewijslast bij de importeur, die moet aantonen dat de agent voor de koper en onder zeggenschap van de koper werkt, en een inkoopcommissie die als deel van de factuur aan de fabriek wordt betaald, blijft in de waarde. Volgens de richtlijnen van HMRC kunnen inkoopcommissies worden uitgesloten als ze apart van de prijs van de goederen worden vermeld. De praktische stappen zijn een schriftelijke inkoopagentuurovereenkomst, een aparte commissiefactuur, aparte betalingen en, in de VS, het tonen van elke commissie aan de douane bij de invoer.

CMB Sourcing Ltd. is een inkoopkantoor (buying house) in Narayanganj, Dhaka. Als u naar een inkoopagent zocht omdat u de fabriek voor u wilt laten kiezen en aansturen, is het verschil het waard om duidelijk te benoemen. Een inkoopagent, zoals de Amerikaanse douanerichtlijnen hem beschrijven, handelt op uw instructie: u kiest de fabriek, en u betaalt de agent een commissie, bij voorkeur op een eigen factuur onder een schriftelijke inkoopagentuurovereenkomst. CMB Sourcing Ltd. werkt andersom. Het plaatst uw order in een van zijn geauditeerde partnerfabrieken, stuurt de order aan tot de verscheping en offreert u één prijs per stuk; het past dus niet in die omschrijving van een inkoopagent die op commissie werkt onder uw eigen overeenkomst. Dat verandert wat u moet controleren. Stel CMB Sourcing Ltd. de vragen uit het onderdeel ‘Vragen voor elke inkoopagent of elk inkoopkantoor’ zoals u die aan elke agent zou stellen, ook wie de factuur voor de goederen uitschrijft, en laat de antwoorden zien aan uw douane-expediteur.

De eigen orders van CMB Sourcing Ltd. beginnen bij 500 stuks per model en kleur, en verschillende categorieën beginnen hoger. T-shirts en hoodies beginnen bij die 500. Spijkerbroeken, jassen, geweven overhemden, werkkleding en uniformen beginnen bij 2.000. Ondergoed begint bij 5.000 stuks en sokken bij 5.000 paar, ook per model en kleur. Voor een categorie zonder eigen getal beginnen de eigen orders van CMB Sourcing Ltd. bij 500 stuks per model en kleur, en het exacte minimum voor die categorie wordt in uw offerte bevestigd. Het minimum geldt voor elke kleur apart, dus één model in drie kleuren vraagt drie keer het aantal. Ligt uw eerste order onder 500 stuks per model en kleur, dan neemt CMB Sourcing Ltd. die niet als eigen order aan; de pagina over kleine series legt de aparte route uit voor series vanaf 150 stuks, en de band tussen de oprichters van CMB Sourcing Ltd. en de partnerfabriek die die series maakt. Stuur uw aantallen per model, kleur en maat mee met uw techpack.

Een inkoopagentuurovereenkomst (buying agency agreement) hoort vast te leggen waarvoor elke partij verantwoordelijk is en welke commissie wordt betaald; zo omschrijft U.S. Customs and Border Protection (CBP) zo’n overeenkomst. In de praktijk betekent dat: de diensten van de agent benoemen, vastleggen dat u de fabriek kiest en elke order schriftelijk goedkeurt, zeggen hoe en door wie de fabriek wordt betaald, en de commissie vastleggen, apart van de goederen gefactureerd. CBP ziet een schriftelijke overeenkomst als bewijs van een inkoopagentuur, niet als sluitend bewijs. De eigen voorbeelden van CBP zijn een overeenkomst die uw schriftelijke goedkeuring eist die de agent nooit vraagt, en een overeenkomst die zegt dat u de fabrikant kiest terwijl de agent dat doet. Blijkt uit uw handelen weinig of geen zeggenschap over de agent, dan is er geen inkoopagentuur, wat het papier ook zegt. Zonder overeenkomst, voegt CBP toe, is een inkoopagentuur heel moeilijk aan te tonen. Laat uw douane-expediteur het concept lezen vóór de eerste zending.

Bij een echte inkoopagent is de fabriek verantwoordelijk voor de goederen en de agent alleen voor zijn eigen diensten, omdat de koop tussen u en de fabriek wordt gesloten. U.S. Customs and Border Protection omschrijft een agent als iemand die een verkoop door de buitenlandse verkoper aan de koper faciliteert, en merkt op dat een inkoopagent in het algemeen niet het risico van verlies draagt. Een claim voor gebrekkige goederen richt u dus tegen de fabriek op grond van uw koopcontract, en de agent staat alleen in voor wat zijn eigen overeenkomst belooft. Een bedrijf dat bij de fabriek koopt en aan u verkoopt tegen zijn eigen prijs, is iets anders: dat is uw verkoper, en uw claim richt zich tegen dat bedrijf. Vraag voordat u een aanbetaling doet wie de verkoper op de handelsfactuur wordt en wat het contract zegt over herstel, vervanging en vertraging. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.

Nee, een echte inkoopcommissie blijft in zowel Canada als Australië buiten de douanewaarde, onder voorwaarden die lijken op die in de Verenigde Staten, de EU en het VK. De Canadese Customs Act, artikel 48(5)(a)(i), telt commissies en courtage op bij de betaalde prijs, behalve vergoedingen die de koper aan zijn agent betaalt om hem in het buitenland bij de koop te vertegenwoordigen. Memorandum D13-4-12 van de Canada Border Services Agency zegt dat de vergoeding apart van de prijs van de goederen moet worden gefactureerd of vermeld, niet kan worden afgetrokken als ze in de factuurprijs zit, en dat een agentuurovereenkomst alleen niet voldoende bewijs is. In Australië telt de Customs Act 1901 een commissie mee als prijsgerelateerde kosten (price related cost), behalve een inkoopcommissie (buying commission) zoals gedefinieerd in section 155, en moet de douane overtuigd worden door het bewijs van de importeur, zoals de agentuurovereenkomst en de factuur van de verkoper. Laat uw eigen situatie bevestigen door een douane-expediteur.

Ja, normaal wel: als een inkoopkantoor of handelsonderneming u de goederen tegen zijn eigen prijs verkoopt, zit zijn marge in de prijs die u betaalt, en bij die prijs begint de douanewaarde. In de Verenigde Staten, de EU en het VK is het vertrekpunt de transactiewaarde, de werkelijk betaalde of te betalen prijs. U.S. Customs and Border Protection zegt dat, als een tussenpersoon optreedt als zelfstandige verkoper en niet als agent, wat hij overhoudt een opslag of winst is die deel uitmaakt van de totale betaalde prijs en van de transactiewaarde. Een marge wordt dus anders behandeld dan een inkoopcommissie die op een aparte factuur aan uw eigen agent wordt betaald, die erbuiten kan blijven. CMB Sourcing Ltd. offreert één prijs per stuk; vraag dus wie de handelsfactuur voor de goederen uitschrijft, en laat uw douane-expediteur bevestigen hoe de goederen moeten worden gewaardeerd.